Schluss mit der Zettelwirtschaft

Bearbeiten Sie Ihre Dokumente mit welchem Gerät und von wo immer Sie wollen

Tschüss, Papierablage

So macht Dokumentenmanagement Sie erfolgreicher und wettbewerbsfähiger:

Viel zu lange schon behindern ungenügend verwaltete Informationen die Unternehmen. 30 bis 40 Prozent seiner Zeit verbringt ein Mitarbeiter im Durchschnitt damit, E-Mails, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen, um Informationen für seine Arbeit zu finden. Papier an sich ist nicht das Problem, aber oft sehr hinderlich. Entdecken Sie die vier zentralen Vorteile, wie elektronisches Dokumentenmanagement Ihre Organisation verbessert:

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Höhere Effizienz

Tauschen Sie Ihr papierbasiertes Ablagesystem gegen eine digitale Lösung aus und Ihre Mitarbeiter erhalten optimalen Zugriff auf Geschäftsdokumente. Zusätzlich ist schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt Dokumente zu suchen, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, die Ihren Unternehmenserfolg steigern.

Haben Sie das gewusst? Ohne Dokumentenmanagement benötigt ein Mitarbeiter durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument zu finden.

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Geringere Kosten

Das Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten ist teuer. Aktenschränke brauchen viel Platz und kosten Geld; für die Dokumentenablage ist oft ein zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich. Der Umstieg auf ein elektronisches Dokumentenmanagement – System bietet hohe Einsparungen bei der Dokumentenablage an sich und gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Personal.

Haben Sie das gewusst? In einem Unternehmen durchschnittlicher Größe steigt das Papieraufkommen jährlich um 22 Prozent. Folglich verdoppelt sich das Papierarchiv alle 3,3 Jahre.

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Datensicherheit

Ein Dokumentenmanagement – System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Und es ermöglicht Ihnen, behördliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen.

Haben Sie das gewusst? Durchschnittlich sind bis zu fünf Prozent der Unterlagen eines Unternehmens verloren oder falsch abgelegt.

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Fortbestand Ihres Unternehmens

Elektronisches Dokumentenmanagement stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat. Dokumente können leicht repliziert werden und auf Datenträgern außerhalb Ihres Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden (Disaster Recovery).

Haben Sie das gewusst? Wenn die papierbasierten Geschäftsunterlagen bei einer Naturkatastrophe zerstört würden, müssten sieben von zehn Unternehmen innerhalb von drei Wochen Insolvenz anmelden.

Was ist elektronisches Dokumentenmanagement?

 Dokumentenmanagement Software für Ihr Unternehmen

Gewinnen Sie Geld, Zeit und Raum mit dem cleveren Dokumentenmanagement Docuware. Wir unterstützen Sie bei der Planung und Einrichtung einer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene DMS-Lösung. Auch die Schulung der Anwender und die Nachbetreuung erbringen wir als Spezialisten für Unternehmensprozesse für Sie. Da wir ein Systemhaus in Leer sind, profitieren insbesondere Kunden aus Aurich, Emden, Leer, Ostfriesland und dem Emsland von günstigen Stundensätzen und kurzen Anfahrtszeiten.

Der intelligente Weg, Ihre Geschäftsinformationen zu verwalten

Elektronisches Dokumenten-Management bietet weit mehr als die Möglichkeit, Papier durch digitale Daten zu ersetzen. Es ist ein umfassendes System, das alle Dokumente Ihres Unternehmens – etwa Papierunterlagen wie Eingangsrechnungen oder Schriftverkehr, Verträge, Dateien, E-Mails und vieles mehr – in wertvolle Ressourcen umwandelt und Ihnen gleichzeitig hohe Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt.

Eine Komplettlösung:

Lösungen, die unterschiedliche Dokumentenarten elektronisch verarbeiten und verwalten, haben viele Namen. Zum Beispiel: Enterprise Content Management, Dokumenten-Management und Recordsmanagement. Unabhängig von der Bezeichnung sehen wir die folgenden vier Elemente als Kern einer umfassenden Lösung an:

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Dokumente erfassen und ablegen

Um mit elektronischem Dokumenten-Management zu starten, werden erst einmal die in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente lokalisiert und erfasst sowie einheitlich geordnet abgelegt, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen.

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Zugriff und Transparenz sicherstellen

Die zentrale Archivierung aller Dokumente ermöglicht es, wichtige Geschäftsinformationen auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen und Prozesse übersichtlich zu gestalten sowie zu automatisieren.

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Reibungslose Zusammenarbeit

Elektronisches Dokumenten-Management erlaubt es Ihren Mitarbeitern, dasselbe Dokument zu lesen, es zu teilen und zu bearbeiten – ohne Chaos durch unterschiedliche Dokumentversionen.

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Durchgängige Dokumenten-Management-Sruktur

Ein zentraler Dokumenten-Pool fügt sich nahtlos in Ihre vorhandene IT-Landschaft ein, etwa in Anwendungen wie ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs- oder E-Mail-Systeme. Das Ergebnis sind durchgängige reibungslose Geschäftsprozesse.

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